一、干部人事档案管理部门的职责
1、保管干部人事档案，为国家积累档案史料；
2、收集、鉴别和整理干部人事档案材料；
3、办理干部人事档案的查阅、借阅和转递；
4、登记干部职务、工资的变动情况；
5、为有关部门提供干部人事档案信息资料；
6、作好干部人事档案的安全、保密、保护工作；
7、调查研究干部人事档案工作情况，制定规章制度，搞好干部人事档案的业务建设和业务指导；
8、推广、应用干部人事档案现代化管理技术；
9、定期向档案馆(室)移交死亡人员的干部人事档案；
10、办理其他有关事项。
二、干部人事档案查（借）阅制度
1、查阅干部人事档案者，必须是中共党员，并持有市委组织部统一印制且手续完备的《查阅干部人事档案审批表》方可查阅。其它如持“调查证明材料介绍信”或“行政介绍信”要求查阅干部人事档案的，一律不予提供查阅。
2、外省市欲查阅干部人事档案，应事先联系，征得同意后，按干部人事档案管理权限，凭《查阅干部人事档案审批表》前来查阅。如干部人事档案部分内容反映被了解人的情况，则提供有关部分。
3、公安、安全、检察部门、公证处等需查阅干部人事档案，也应持《查阅干部人事档案审批表》。因需要而摘录档案内容的，须征得档案管理人员同意。对其摘录部分，由档案管理人员与原文核对无误后，写明材料出处及日期，加盖部门公章。对摘录复制的材料除必须留作证据外，一律由查阅单位负责销毁。
4、查阅干部人事档案，应在阅档室内或指定地方查阅。干部人事档案一般不外借，确因工作需要将档案借出使用，查阅单位应在审批表上说明理由，经档案管理人员同意并严格履行登记手续方可借阅，限期(两周内)归还，逾期须办理续借手续。
5、任何个人不得查阅或借阅本人及其亲属的干部人事档案。
三、干部人事档案收集制度
1、严格按照中共中央组织部“关于印发《干部人事档案材料收集归档规定》的通知”(组通字[1996]14号)规定的范围收集干部人事档案材料，及时将全面反映干部德、能、勤、绩的材料收集归档，充实档案内容；
2、形成干部人事档案材料的部门，在形成材料后的一月内，按要求将材料送交主管干部人事档案的部门归档；
3、干部人事档案管理部门，应掌握形成干部人事档案材料的信息，建立联系制度，及时向有关部门收集新形成的干部人事档案材料；
4、干部人事档案管理部门，发现有关部门送交归档的材料不符合要求时，应及时通知形成材料的部门补送或补办手续。形成干部人事档案材料的部门，有责任按规定认真办理。
四、干部人事档案转递制度
1、建立干部人事档案转递登记簿，凡进出档案须严格手续，逐一登记。
2、转递干部人事档案要通过机要交通或派专人送取，严禁本人携带，对本人携带档案的，档案管理部门应拒绝接收。
3、转出档案必须完整齐全，按规定经过认真的整理并装订成卷，不得扣留部分材料或分批转出，凡整理中剔除的待销毁材料不得随干部人事档案同时转递。
4、转递干部人事档案必须填写中共上海市委组织部统一印制的《干部人事档案转递通知单》，严密包封并加盖密封章，以机密件寄出。成批移交档案时，可填写移交名册(一式两份)，由接交双方签字盖章。
5、档案管理部门对外单位转入的档案，要认真清点，经核对无误后，应在回执上签名加盖公章后及时退回寄出单位。逾期一个月未收到回执的，档案转出单位应函、电催问，以防丢失。
6、档案管理部门要主动与干部调配、任免单位(部门)配合，使干部人事档案随着人员调动、职务变动或改变主管单位而及时转递。
五、送交档案材料归档制度
1、凡干部任免或接到“催调干部人事档案通知单”后，应按规定将干部人事档案正本（或副本）及时送交干部人事档案的主管(或协管)部门。
2、送交档案时，应检查核对材料与目录；防止张冠李戴或缺少材料，凡是干部人事材料不齐全或不清楚，要补齐或弄清楚后，再办理有关手续。
3、送交的档案必须按规定经过整理，对不合格的，可退回原单位重新整理，限期报送。
4、干部人事档案管理部门在收到档案材料后要逐一登记，并及时办理接收手续。
5、对送交的档案、档案材料，要按中组部《干部人事档案材料收集归档规定》要求，认真鉴别，严格审查，防止不符合归档要求的材料进入档案。对伪造档案材料、涂改档案内容的，一经发现，要予以清除，并根据情节轻重，对当事人给予党纪政纪处分，构成犯罪的，要依法追究刑事责任。
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